Nadine Jacobi
Compliance Tipps für mittelständische UnternehmenTeil 1

Wer ist schon wirklich vorbereitet auf den Tag X?

Das mit den Whistleblowern ist so eine Sache. Es gibt nicht nur die spektakulären Hinweise auf Enthüllungsplattformen wie WikiLeaks & Co., durch die beispielsweise Regierungen nachgewiesen werden kann, dass sie gegen geltendes Recht verstoßen. Häufig betreffen anonyme Hinweise mittelständische Unternehmen. Und die wenigsten dieser Unternehmen sind auf den Tag X wirklich vorbereitet.

(Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text auch das generische Maskulinum. Gemeint sind immer alle Geschlechter.)

Nach Jahrzehnten erfolgreicher Arbeit landet wie aus dem Nichts plötzlich ein anonymer Hinweis auf dem Tisch des Geschäftsführers. Jetzt bloß keinen Fehler machen, denkt er. Und dabei ist der schon längst passiert. Denn wer sich nicht auf verdeckte Hinweise, staatsanwaltliche Durchsuchungen oder andere Ernstfälle im Compliance-Bereich vorbereitet, handelt unter Druck und Stress – trotz bester Absicht – oft unbedacht. Er verschlechtert hierdurch seine rechtliche Position und zahlt häufig Lehrgeld, zum Beispiel in Form von zu hohen Honoraren für externe Berater.

Fehler, die teuer werden können

Welche Fehler in solchen Krisensituationen gemacht werden, wie man sie im besten Fall vermeidet und welche Lösungswege es gibt, das wollen wir in den kommenden Wochen mit unserer Blogserie aufzeigen. Wir, das sind Steffen Salvenmoser und Nadine Jacobi. Zusätzlich zu unseren eigenen Kanzleien bündeln wir unsere Expertise als strategische Compliance-Lotsen für Unternehmen unter dem Namen Salvenmoser-Jacobi.

Als Compliance-Lotsen unterstützen wir Geschäftsführer, Unternehmensinhaber oder (Chief) Compliance Officer bei Vorfällen mit wirtschaftsstrafrechtlichem Hintergrund – oder wie wir sagen, „in unbekannten Gewässern“. Dort lauern Untiefen und Klippen, z.B. bei der Implementierung notwendiger Compliance-Maßnahmen oder der richtigen Auswahl einer externen Kanzlei oder Prüfungsgesellschaft zur Unterstützung. Wir agieren unabhängig und ganz im Interesse Ihres Unternehmens:

Wie Lotsen in der Schifffahrt, die weder Matrosen noch eigene Schiffe haben, verzichten wir bewusst auf große Teams – aber nicht auf Wissen und Erfahrung.

 

Tipps und Tricks aus der Compliance-Praxis

Als ehemaliger Staatsanwalt, Chief Compliance Officerin und forensische Berater haben wir in den vergangenen insgesamt 50 Berufsjahren unzählige Fälle untersucht, analysiert, aus Fehlern gelernt, Empfehlungen abgegeben und umgesetzt. Das ideale Repertoire für anekdotisches beispielhaftes, nachdenklich machendes und lehrreiches Wissen, das wir an dieser Stelle weitergeben möchten. Wenn Sie denn wollen. Na dann:

Der Klassiker

Freitag, 16 Uhr: Der typische Zeitpunkt für einen Anruf im Büro des Forensik-Spezialisten einer renommierten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder Großkanzlei.

Anrufer „Hallo, ich brauche bitte sofort zehn Ihrer Leute. Es müssen umgehend Beweise gesichert werden“, ruft der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens aufgeregt ins Telefon.

Berater: „Verstehe, aber warum so eilig?“

Anrufer: „Wir haben am Mittwoch einen anonymen Brief erhalten – unser Leiter Einkauf soll regelmäßig Schmiergelder bekommen.“

Berater: „Am Mittwoch? Und warum rufen Sie dann erst heute an?“

Anrufer: „Ich habe den Mann gestern früh intensiv befragt. Er hat alles bestritten.“

Berater (schmunzelnd): „Na, aber dann ist doch alles in Ordnung!““

Anrufer: „Ich glaube dem Mann nicht…“

An dieser Stelle können wir unser Gedächtnisprotokoll abbrechen. Die Fehlerkette, die sich der Geschäftsführer jetzt schon selbst um den Hals gelegt hat, erreicht bereits eine beträchtliche Länge. Erstens: Zu Beginn einer Sachverhaltsaufklärung sollten Verdächtige nie direkt mit den Vorwürfen konfrontiert werden. Zweitens: Erst recht nicht vom Geschäftsführer persönlich. Und ein weiterer Fehler kommt hinzu.

Wenn es brennt, fragt niemand mehr nach dem Preis

Erfahrene Geschäftsführer sichern sich die Dienste von externen Investigations-Spezialisten, bevor es zu solchen Vorfällen kommt. Denn bestimmt kennen auch Sie die goldene Regel: „Wenn es brennt, fragt niemand mehr nach dem Preis für‘s Löschen.“

Darauf kommen wir in unseren folgenden Beiträgen zurück. Genauso wie auf die Frage, wer am besten solchen Hinweisen nachgeht und im Bedarfsfall eine objektive Sachverhaltsaufklärung durchführt.

Wer sollte den Sachverhalt aufklären?

Sollte dies der langjährige Leiter der Rechtsabteilung oder der erfahrene Leiter der Internen Revision übernehmen? Vielleicht die externe Haus- und Hofkanzlei, die auch sonst alles macht: von der M&A Transaktion bis zur Steuerberatung? Oder wäre es besser, eine spezialisierte und renommierte Großkanzlei oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu engagieren, die über eine forensische Abteilung verfügt? Vorab nur so viel: Es kommt drauf an – und auf was, das erläutern wir in den nächsten Blogteilen.

Wir werden auch darüber berichten, welche Fehler Unternehmen schon bei der Ausschreibung, dem Bewerbungs-Pitch der Dienstleister und der anschließenden Honorar-Vereinbarung vermeiden können. Und dass die teuersten Berater nicht immer die Besten sein müssen.

Wir freuen uns darauf, Ihnen in Kürze mehr zu berichten und wünschen bis dahin immer mindestens eine Handbreit Wasser unter dem Compliance-Kiel.

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Nadine Jacobi

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