Nadine Jacobi

Home-Office und die Komplikationen für Compliance

„Und jetzt?… können Sie mich jetzt hören?“ Kaum eine Frage wurde in diesem Jahr wohl häufiger gestellt – im improvisierten Home-Office am Küchentisch. Oder beim Spielen mit den Kleinen im Sandkasten – das sollten die Kollegen aber dann nicht bemerken. Da wurde suggeriert, man habe die fragliche Excel-Tabelle direkt vor sich auf dem Rechner – während man den Filius derweil mit Sandförmchen ruhigstellte. Natürlich ohne Excel-Tabelle.

Home-Office war schon vor den Corona-Maßnahmen ein Thema, wurde in vielen Unternehmen aber eher als Ausnahme geduldet. Die zwangsweise „Versetzung“ ganzer Abteilungen in das „Büro zu Hause“ hat in den vergangenen Monaten gezeigt, dass diese Arbeitsweise für viele Tätigkeiten durchaus funktionieren kann. Der Geist ist damit endgültig aus der Flasche und wird nicht mehr (komplett) zurückkehren wollen. Home-Office wird in einigen Branchen sicherlich zur neuen Normalität. Mit dieser Entwicklung sind plötzlich viele Compliance-Bemühungen buchstäblich für die Katz‘, stellte mit besorgtem Tonfall vor kurzem sogar die OECD fest.

Gestehen wir es uns ruhig einmal ein… die Arbeitsbedingungen für Compliance Officer waren in den vergangenen Jahren relativ gut: Im Allgemeinen stiegen Umsatz und Ertrag, die Budgets wuchsen, Neueinstellungen waren möglich… und plötzlich bringt uns die weltweite Covid-19-Pandemie eine veritable wirtschaftliche Krise. Der Compliance Officer steht damit vor neuen Herausforderungen

Die Risikobereitschaft nimmt zu

Aktuell kämpfen viele Unternehmen gegen eine Insolvenz oder fürchten eine solche. Entsprechend steigt die Risikobereitschaft von Geschäftsführern und Vorständen, wenn es darum geht, lukrative Aufträge zu gewinnen. Je höher der Leidensdruck, desto geringer die Bereitschaft, alle Regeln und Vorgaben einzuhalten. Denn wichtigste Kennzahl zur Bemessung des Erfolgs sind immer noch die (Umsatz-)Zahlen… natürlich soll dabei „nichts hochkommen“. Wobei das „Nichthochkommen“ wichtiger ist als die Vorgabe, „integer“ zu agieren.

In „normalen“ Zeiten erhalten Compliance Officer wichtige Infos durch persönliche Meetings, (Hintergrund-) Gespräche oder durch den informellen Austausch beim Kaffee. Die wären in der aktuellen Entwicklung umso wichtiger.  Die im Vier-Augen-Gespräch erhaltenen, so wichtigen Information gibt es jetzt aber nicht mehr. Im Home-Office sind maximal Video-Chats auf Basis von WebEx, Zoom, Teams oder sonstigem möglich. Hierbei ergeben sich kaum Möglichkeiten, Untertöne zu registrieren, Stimmungen aufzufangen, den ein oder anderen Hinweis „off the records“ zu erhalten. Den einzigen vertraulichen Hinweis erhält man, wenn einer der Teilnehmer vergessen hat, die „Stummtaste“ zu drücken. Geräusche aus der Toilette oder vom Blockflöte spielendem Kind im Hintergrund sind Informationen, die man gar nicht unbedingt haben will – auch wenn sie zuweilen zu sehr lustigen Momenten führen.

Wie kann die Compliance Abteilung trotz Home-Office weiterhin unterstützen, beraten und auch Risiken durch Prüfungen rechtzeitig identifizieren?

… wenn Videokonferenzen und Emails persönliche Gespräche ersetzen?

… der informelle Austausch in Pausen oder beim Feierabend-Bier fehlt?

… Investigations nur noch auf Basis von am Bildschirm gezeigten Dokumenten und auch die Interviews ausschließlich per Videokonferenzen stattfinden können?

… Compliance-Schulungen, wenn überhaupt, nur noch online stattfinden?

… es oft private Geräte sind, die im Home-Office genutzten werden und damit nicht von der Unternehmens-IT vor Datenmissbrauch geschützt sind?

Gleichzeitig müssen wir aber auch selbst in den Spiegel schauen: Wie verändert sich unser Verhalten im Home-Office, wenn uns niemand über die Schulter schaut? Hier gilt das Gleiche wie für alle Beschäftigten: Das betriebliche, soziale Umfeld aus Kolleginnen und Kollegen wird zunehmend durch die Familie ersetzt. Die psychologische Bindung zum Unternehmen schwächt sich automatisch ab. Vorgesetzte und Teams sind weit entfernt, und damit wohl auch die Compliance- und Datenschutz Regeln. Es wird einfacher, mutige Entscheidungen zu treffen. Schließlich lebt der Vorstand dies ja neuerdings aktiv vor.

Auch wenn sicherlich nicht alle Beschäftigten in Zukunft so viel von zu Hause aus arbeiten werden – die Kommunikations-Schnittstellen in ihrer bisherigen Form werden sich deutlich verringern. (Die Bedeutung von Kommunikation für Compliance – als Sender, aber auch als Empfänger – habe ich bereits ausführlich in meiner Blog-Reihe „Compliance Officer“ beleuchtet.)

„Whistleblowing“ verändert sich

Corona und das in diesem Zusammenhang geforderte Arbeiten von zu Hause verändert auch das Whistleblower Verhalten: Gemäß einer Studie von WhistleB, einem Anbieter für Hinweisgebersysteme, ist in mehreren europäischen Ländern ein 40%iger Anstieg von Hinweisen festzustellen. Die Hinweise betreffen jetzt Unternehmen, die den staatlichen Empfehlungen zum Arbeiten von zu Hause nicht nachkommen. Mitarbeiter haben große Ängste in Bezug auf Ansteckung, Mobbing, oder Arbeitsplatzverlust, wenn sie den betrieblichen Anordnungen nicht nachkommen.

Denken Sie an das Fraud Triangle

Beschäftigte mit einer überdurchschnittlichen Bereitschaft für Wirtschafts-Straftaten werden im Home-Office zusätzlichen Ansporn erhalten. Sie erinnern sich an meinen Blog-Beitrag in der Reihe „Compliance Officer“ zur Täter-Motivation? Straftäter fürchten sich in den seltensten Fällen vor der Strafe für ihre Taten. Vielmehr ist es die Angst vor der Entdeckung, die die meisten potenziellen Täter davon abhält, ihre Pläne umzusetzen und das eigene Unternehmen zu betrügen. Die verminderte Bindung zum Unternehmen erhöht dabei noch das Risiko, dass es zum Verstoß kommt. Das Arbeiten von zu Hause ist daher ein vermeintlich verlockendes Umfeld… Es fehlt oftmals die zufällige Entdeckung, z.B. durch den mithörenden oder vorbeilaufenden Kollegen. Das Risiko der Entdeckung ist damit deutlich geringer als im Büro.

Fazit

Corona hat dem Home-Office zum endgültigen Durchbruch verholfen. Diese Veränderung hat Einfluss auf die Arbeit von Compliance. Compliance Officer sind gefordert, ihre bisher bewährten Arbeitsroutinen neu zu denken und sich schnellstmöglich den veränderten Anforderungen anzupassen. Es ist daher höchste Zeit, alle neuen Prozesse und Arbeitsabläufe, die durch Home-Office erforderlich geworden sind, auf ihre Risiken hin neu zu bewerten. Gemeinsam mit Vorstand und Betriebsrat müssen anhand der Ergebnisse die Compliance-Strategie und die Compliance -Maßnahmen angepasst werden.

Was bewegt Sie im Zusammenhang mit den wirtschaftlichen Corona-Folgen? Haben Sie Antworten auf meine Fragen? Ich freue mich auf Ihre Hinweise und Kommentare!

Nächste Woche geht es weiter mit meiner Blog-Reihe „Die pragmatisch gepunktete Kirche“ – nervige Manager-Sprüche und wie Sie darauf antworten könnten.

Bleiben Sie bis dahin gesund und compliant!