10 Irrtümer über Ombudspersonen - Irrtum 1 bis 5

10 Misconceptions about Ombudspersons – Misconception 1 to 5
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Deutsche Bahn, Volkswagen und andere Konzerne haben sich bereits vor vielen Jahren dafür entschieden, eine Ombudsperson als Anlaufstelle für Hinweisgeber zu engagieren. Auch einige mittelständische Unternehmen haben dieses Modell für sich entdeckt, andere sind noch auf der Suche nach Informationen zu Rolle und Funktion einer Ombudsperson. Eine Online-Recherche zu Auswahl, Anforderungsprofil und Tätigkeit stiftet jedoch häufig mehr Verwirrung als Klarheit. Dr. Rainer Buchert und ich räumen in Teil 6 unserer Blog-Serie zunächst mit fünf der zehn häufigsten Irrtümer im Zusammenhang mit Ombudspersonen für Hinweisgeber auf.

(Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text das generische Maskulinum. Gemeint sind immer alle Geschlechter.)

Viele Unternehmen beschäftigen sich aktuell damit, einen Meldekanal für Hinweisgeber einzurichten. Dabei stoßen sie immer wieder auf den Begriff „Ombudsperson“. Nicht alle Quellen enthalten nützliche Informationen, einige sorgen für Verunsicherung, andere wiederum bekräftigen falsche Vorurteile. Auf Basis unserer langjährigen Expertise in der Bekämpfung von Korruption und Kriminalität in der Wirtschaft greifen wir die zehn häufigsten Fehleinschätzungen auf und erklären, was Unternehmen zur Ombudsperson wissen sollten. Los geht es mit den ersten fünf Irrtümern:

Irrtum 1: Wir benötigen keine Ombudsperson, weil wir keine Schlichterstelle brauchen!

Wer im Internet nach dem Suchbegriff „Ombudsmann“ recherchiert, findet auch den Eintrag bei Wikipedia. Dort ist die Rede von einer „unparteiischen Schiedsperson“. Dies fördert die häufige Verwechslung mit der gleichnamigen Einrichtung bei Behörden und Institutionen, wo Ombudsleute als Schlichter oder Schiedsrichter fungieren und im Zweifelsfall einen Schadenersatz für Betroffene aushandeln. Im Gegensatz dazu nutzen Unternehmen in Deutschland schon seit rund 20 Jahren Ombudspersonen als Ansprechpartner für Hinweisgeber, die einen Verdacht melden wollen. Dabei übernimmt eine Ombudsperson die Funktion eines „Vertrauensanwalts“, der im Auftrag des Unternehmens Hinweise dokumentiert, verifiziert und – sofern vom Unternehmen gewünscht – Rückfragen klärt und eine erste Bewertung des Vorgangs vornimmt. Zudem informiert er den Hinweisgeber über Rechte und Pflichten und schützt dessen Identität, wenn er dies wünscht.

Irrtum 2: Wir brauchen keine Ombudsperson, weil das Hinweisgeberschutzgesetz sowieso nicht kommt!

Die Blockade des Referentenentwurfs zum Hinweisgeberschutzgesetz durch die damaligen Regierungspartner CDU/CSU hat das Gesetzgebungsverfahren zunächst gestoppt. Dadurch wird das Inkrafttreten zwar verzögert, aber letztlich nicht verhindert. Denn die Bundesregierung ist – wie alle Mitgliedsstaaten der EU – dazu aufgefordert, die entsprechende EU-Richtlinie in geltendes Recht umzuwandeln. Stichtag für Unternehmen ab 250 Beschäftigte ist der 17. Dezember 2021. Im Koalitionsvertrag der neuen Bundesregierung ist das Gesetzesvorhaben erneut aufgenommen worden.

Unumstößlicher Bestandteil der Richtlinie ist die Verpflichtung für Unternehmen, einen geeigneten Meldekanal für Hinweisgeber bereit zu stellen. Über die Vorteile eines externen Meldekanals gegenüber einer internen Lösung haben wir bereits in den vorangegangenen Folgen unserer Blog-Serie berichtet.

Und auch wenn die Richtlinie noch nicht bis zum 17. Dezember dieses Jahres in ein Gesetz umgewandelt sein wird: Experten gehen davon aus, dass Gerichte ab diesem Zeitpunkt bei Auslegungen im Zweifel das EU-Recht berücksichtigen werden. Zudem ist ein Hinweisgeber-Meldesystem als regelmäßiger Bestandteil eines funktionierenden Compliance-Management-Systems heute „state of the art“. So hatte sich auch der BGH in seiner Entscheidung vom 10.12.2013 (LG München I „Neubürgerentscheidung“) dergestalt geäußert, dass der Vorstand dafür Sorge zu tragen hat, eine auf Schadensprävention ausgerichtete Compliance Organisation einzurichten. Zu einer solchen Organisation gehört regelmäßig die Einrichtung eines Hinweisgebersystems.

Irrtum 3: Wir brauchen keine Ombudsperson, wir haben doch unsere Rechtsabteilung!

Ein wesentlicher Vorteil der externen Ombudsperson, im Idealfall ein Anwalt mit beruflicher Verschwiegenheitspflicht, ist die absolute Vertraulichkeit und damit der größtmögliche Schutz des Hinweisgebers. Syndikusanwälte oder Justiziare sind weisungsgebundene Angestellte, die auf Verlangen des Arbeitgebers genauso Auskunft über die Identität des Hinweisgebers geben müssen wie beispielsweise Compliance-Beauftragte. Hinzu kommt, dass sie bei staatsanwaltlichen Ermittlungen als Zeugen vernommen werden können, die zu wahrheitsgemäßen Angaben zum Hinweisgeber gezwungen werden können. All dies gilt nicht für anwaltliche Ombudspersonen, wenngleich bei Ihnen – bei schweren Straftaten – Durchsuchungen oder eine Beschlagnahme von Unterlagen nicht ausgeschlossen werden kann. In der Praxis kommt dies jedoch äußerst selten vor.

Abgesehen von dieser juristischen Bewertung geht es auch um die persönliche Sicht von Hinweisgebern. Sie wissen im Zweifel sehr genau, dass intern geäußerte Verdächtigungen trotz aller Beteuerungen im Zweifel nicht anonym bleiben. Die Furcht vor Repressalien ist entsprechend groß. Auch aus diesem Grund ist eine Ombudsperson als Meldekanal eine gute Lösung für Unternehmen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich der Hinweisgeber gar nicht beim Unternehmen zu Wort meldet, sondern sich unmittelbar an die Polizei oder die Staatsanwaltschaft wendet. Über die Nachteile für das betroffene Unternehmen haben wir bereits ausführlich berichtet.

Irrtum 4: Wir brauchen keine Ombudsperson, weil die unsere internen Abläufe nicht kennt!

Im Idealfall verfügt eine Ombudsperson zumindest über betriebswirtschaftliches Grundwissen sowie Branchenkenntnisse. Selbstverständlich informiert sie sich zum Zeitpunkt der Mandatsaufnahme über das Unternehmen und seine besonderen Herausforderungen, z.B. Compliance-Vorfälle in der Vergangenheit. Hierzu findet regelmäßig ein einführendes Gespräch zwischen dem Ansprechpartner im Unternehmen (z.B. dem Compliance Officer) und der Ombudsperson statt. Darüber hinaus gehende „Inside“-Informationen zum Unternehmen benötigt die Ombudsperson nicht. Ihre Aufgabe ist vielmehr, die Informationen eines Hinweisgebers zunächst zu dokumentieren und Fragen zum Sachverhalt zu stellen. Dann folgt eine Bewertung, ob die Angaben schlüssig erscheinen und wie vertrauenswürdig der Hinweisgeber erscheint. Diese Einschätzung hält die Ombudsperson ebenfalls in ihrem Bericht an das Unternehmen fest. Enthält der Bericht aus Sicht des Unternehmens erste Verdachtsmomente, aber noch keine oder zu wenige konkrete Informationen, wird die Ombudsperson häufig gebeten, inhaltliche Nachfragen an den Hinweisgeber zu stellen und diese im Dialog zu erörtern. Die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers wird auf dessen Wunsch dabei gegenüber dem Unternehmen gewahrt.

Irrtum 5: Wenn schon eine externe Ombudsperson, dann aber die billigste Lösung!

Sie kennen sicherlich das magische Dreieck von „gut, schnell und billig“: Dabei sind immer nur zwei der drei Adjektive bei der Auswahl eines Dienstleisters möglich. Hinzu kommt, dass es bei der Auswahl einer Ombudsperson wichtigere Kriterien gibt als nur den Preis.

Über die Bedeutung der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht und dem damit verbundenen Schutz der Identität einer Hinweisgebers haben wir bereits berichtet.

Unabdingbar für eine Ombudsperson sind Kenntnisse im Strafrecht, Strafprozessrecht, im allgemeinen Zivilrecht sowie im Arbeits- und Datenschutzrecht. Nur mit diesem breiten Wissen kann die Ombudsperson einem Unternehmen wichtige Hinweise zu den unterschiedlichsten Themen geben: Droht eine Schadenersatzforderung? Ab wann beginnt die Frist für die Kündigung? Erlaubt das Datenschutzgesetz die Einleitung von Ermittlungen? Was geschieht bei einer vorschnellen Selbstanzeige des Unternehmens? Insbesondere mittelständische Unternehmen ohne vollumfänglich ausgestattete Rechtsabteilung können von Antworten auf solche Fragen profitieren.

Hinzu kommt das Wissen, wie Polizei, Staatsanwaltschaft und Ermittlungsbehörden „ticken“ und wie sie „funktionieren“. Nur dann können Ombudspersonen einschätzen, was beispielsweise dem Unternehmen droht, wenn es bestimmte Schritte unterlässt. Oder welche Kettenreaktion dadurch in einer Ermittlung ausgelöst wird. Hinzu kommt die Beratung des Unternehmens zum korrekten Vorgehen, nachdem ein Hinweis eingegangen ist.

All diese Anforderungen, und damit kommen wir zum nächsten wichtigen Kriterium, können in der Regel Anwälte mit langjähriger Erfahrung erfüllen. Hinzu kommen Empathie und psychologische Grundkenntnisse. Denn nur mit sozialer Kompetenz und erprobten Fragetechniken kann eine Ombudsperson das Vertrauen eines Hinweisgebers gewinnen. In der Praxis zeigt es sich sehr häufig: Hinweisgeber benötigen am Telefon oftmals eine Anlaufzeit von einigen Minuten, bis sie eine erste relevante Information geben.

Die Kosten sind ungeachtet dessen ebenfalls zu berücksichtigen. Ombudspersonen sind in aller Regel für mittelständische Unternehmen die wirtschaftlichste Lösung, weil sie nicht nur einen Meldekanal eröffnen, sondern mit Ihrer Beratungstätigkeit und weiteren Dienstleistungen ein „Rundum-Sorglos-Paket“ bieten können. Zumindest sollte man bei der Einholung von Angeboten darauf besonders achten.

Bis zum nächsten Mal. Dann schreiben wir die Liste der Irrtümer über Ombudspersonen zu Ende. An dieser Stelle! In zwei Wochen!

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Part 6 of the blog series on the EU Whistleblower Directive: Practical tips for corporate decision-makers

10 Misconceptions about Ombudspersons – Misconception 1 to 5

Deutsche Bahn, Volkswagen and other corporations decided many years ago to hire an ombudsperson as a contact point for whistleblowers. Some medium-sized companies have also discovered this model for themselves, others are still looking for information on the role and function of an ombudsperson. However, an online search on selection, job profile and activity often creates more confusion than clarity. In Part 6 of our blog series, Dr Rainer Buchert and I first clear up five of the ten most common misconceptions about ombudspersons for whistleblowers.

Many companies are currently working on setting up a reporting channel for whistleblowers. In the process, they keep coming across the term „ombudsperson“. Not all sources contain useful information, some create uncertainty, others reinforce false prejudices. Based on our many years of expertise in the fight against corruption and crime in business, we address the ten most common misconceptions and explain what companies should know about the ombudsperson. Let’s start with the first five misconceptions:

Misconception 1: We do not need an ombudsperson because we do not need an arbitration board!

If you search the internet for the term „ombudsman“, you will also find the entry on Wikipedia. There it speaks of an „impartial arbitrator“. This encourages frequent confusion with the institution of the same name at public authorities and institutions, where ombudsmen act as mediators or arbitrators and negotiate compensation for affected parties in cases of doubt. In contrast, companies in Germany have been using ombudspersons as contact persons for whistleblowers who want to report suspicions for about 20 years. An ombudsperson assumes the function of a „lawyer of trust“ who documents and verifies information on behalf of the company and – if requested by the company – clarifies queries and makes an initial assessment of the case. In addition, the ombudsperson informs the whistleblower about rights and obligations and protects the whistleblower’s identity if the whistleblower so wishes.

Misconception 2: We don’t need an ombudsperson because the Whistleblower Protection Act is not coming anyway!

The blocking of the draft bill on the Whistleblower Protection Act by the then government partners CDU/CSU initially halted the legislative process. Although this delays the entry into force, it does not ultimately prevent it. This is because the federal government – like all EU member states – is required to convert the corresponding EU directive into applicable law. The deadline for companies with 250 or more employees is 17 December 2021. The new federal government’s coalition agreement has once again included the proposed legislation.

An integral part of the directive is the obligation for companies to provide a suitable reporting channel for whistleblowers. We have already reported on the advantages of an external reporting channel compared to an internal solution in previous episodes of our blog series.

And even if the directive will not have been turned into law by 17 December this year: Experts assume that from this point on, when in doubt, courts will take EU law into account in their interpretations. Moreover, a whistleblower reporting system as a regular component of a functioning compliance management system is now „state of the art“. In its decision of 10 December 2013 (LG München I „Neubürgerentscheidung“), the Federal Court of Justice (BGH) also stated that the executive board must ensure that a compliance organisation is set up that is geared towards loss prevention. Such an organisation regularly includes the establishment of a whistleblower system.

Misconception 3: We don’t need an ombudsperson; we have our legal department!

A key advantage of the external ombudsperson, ideally a lawyer with a professional duty of confidentiality, is absolute discretion and thus the greatest possible protection of the whistleblower. In-house lawyers or in-house counsels are employees bound by instructions who must provide information about the identity of the whistleblower at the employer’s request in the same way as, for example, compliance officers. In addition, they can be questioned as witnesses in prosecutorial investigations and can be compelled to provide truthful information about the whistleblower. All this does not apply to legal ombudspersons, although searches or seizure of documents cannot be ruled out in their case – in the case of serious criminal offences. In practice, however, this is extremely rare.

Apart from this legal assessment, it is also about the personal view of whistleblowers. In case of doubt, they know very well that suspicions expressed internally will not remain anonymous despite all assertions. The fear of reprisals is correspondingly great. This is another reason why an ombudsperson as a reporting channel is a good solution for companies. There is otherwise a risk that the whistleblower will not even contact the company but will directly contact the police or the public prosecutor’s office. We have already reported in detail on the disadvantages for the company concerned.

Misconception 4: We don’t need an ombudsperson because they don’t know our internal procedures!

Ideally, an ombudsperson should have at least basic business knowledge and knowledge of the industry. It goes without saying that the ombudsperson will inform himself or herself about the company and its particular challenges at the time of taking up the mandate, e.g., compliance incidents in the past. For this purpose, an introductory meeting is regularly held between the contact person in the company (e.g., the compliance officer) and the ombudsperson. The ombudsperson does not need any further „inside“ information about the company. Their task is rather to document the information of a whistleblower first and to ask questions about the facts of the case. This is followed by an assessment of whether the information appears conclusive and how trustworthy the whistleblower appears to be. The ombudsperson also records this assessment in the report to the company. If, from the company’s point of view, the report contains initial suspicions but no or not enough definite information, the ombudsperson is often asked to ask the whistleblower substantive questions and to discuss these in a dialogue. The confidentiality of the whistleblower’s identity will be maintained from the company at the whistleblower’s request.

Misconception 5: If you have to have an external ombudsperson, then go for the cheapest solution

You are certainly familiar with the magic triangle of „good, fast and cheap“: in this context, only two of the three adjectives are ever possible when choosing a service provider. In addition, there are more important criteria than just price when choosing an ombudsperson.

We have already reported on the importance of the lawyer’s duty of confidentiality and the associated protection of the identity of a whistleblower.

Indispensable for an ombudsperson is knowledge of criminal law, criminal procedure law, general civil law as well as labour and data protection law. Only with this broad knowledge is the ombudsperson able to give a company important advice on a wide range of issues: Is there a threat of a claim for damages? When does the period of termination begin? Does the Data Protection Act permit the initiation of investigations? What happens if the company makes a hasty self-disclosure? In particular, medium-sized companies without a fully equipped legal department can benefit from answers to such questions.

In addition, there is the knowledge of how the police, the public prosecutor’s office and the investigating authorities „tick“ and how they „function“. Only then can ombudspersons assess what, for example, the company is threatened with if it fails to take certain steps. Or what chain reaction this will trigger in an investigation. Added to this is advising the company on the correct course of action after a tip has been received.

All these requirements, and this brings us to the next important criterion, can usually be met by lawyers with many years of experience. In addition, there is empathy and basic psychological knowledge. For only with social competence and proven questioning techniques can an ombudsperson win the trust of a whistleblower. In practice, it is very often the case that whistleblowers often need a warm-up time of a few minutes on the phone before they provide the first relevant information.

Regardless of this, the costs must also be taken into account. As a rule, ombudspersons are the most economical solution for small and medium-sized enterprises because they not only open up a reporting channel but can also offer an „all-round carefree package“ with their advisory activities and other services. At the very least, you should pay special attention to this when obtaining offers.

Until next time. Then we will finish writing the list of misconceptions about ombudspersons. In this space! In a fortnight!