10 Irrtümer über Ombudspersonen - Irrtum 6 bis 10

10 Misconceptions about Ombudspersons – Misconception 6 to 10
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Viele Unternehmen beschäftigen sich aktuell damit, einen Meldekanal für Hinweisgeber einzurichten. Dabei stoßen sie immer wieder auf den Begriff „Ombudsperson“. Nicht alle Quellen enthalten nützliche Informationen, einige sorgen für Verunsicherung, andere wiederum bekräftigen falsche Vorurteile. Auf Basis unserer langjährigen Expertise als Ombudsperson sowie in der Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität greifen wir die zehn häufigsten Fehleinschätzungen auf und erklären, was Unternehmen zur Ombudsperson wissen sollten. Im siebten Teil unserer Blog-Serie räumen Dr. Rainer Buchert und ich mit den Irrtümern Nummer 6 bis 10 zum Thema „Ombudsperson“ auf.

(Zur besseren Lesbarkeit verwenden wir im Text auch das generische Maskulinum. Gemeint sind immer alle Geschlechter.)

In der vorherigen Folge ging es um die Irrtümer 1 bis 5. In der heutigen Fortsetzung erklären Dr. Rainer Buchert und ich unter anderem, warum mit der Berufung einer Ombudsperson der Job noch nicht erledigt ist, welche Steuerfunktion die Ombudsperson hat und wie Hinweisgeber befragt werden sollten. Weiter geht es mit den Irrtümern 6 bis 10:

Irrtum 6: Wenn eine Ombudsperson berufen wird, erspart sich ein Unternehmen zahlreiche Compliance-Maßnahmen, …

Beim Aufbau dieser und weiterer Compliance-Strukturen können erfahrene Ombudspersonen beratend mitwirken.

… entbindet die leitenden Angestellten von ihrer Funktion als Ansprechpartner und …

Zu wenig Aufmerksamkeit wird häufig der notwendigen begleitenden internen Kommunikation geschenkt, nachdem die Ombudsperson berufen und vorgestellt wurde. Die Unternehmensleitung sollte in jedem Fall deutlich machen, dass auch die Berufung der Ombudsperson die leitenden Angestellten nicht aus ihrer Verantwortung entlässt, selbst bei der Vermeidung von schwerwiegenden Missständen und Straftaten aktiv zu bleiben. Die Ombudsperson ersetzt nicht den bisherigen Meldeweg, sondern bildet neben den betrieblichen Ansprechpartnern ein zusätzliches Angebot, vertrauliche Hinweise zu geben.

… erspart sich die direkte Kommunikation mit der Belegschaft.

Ein Fehler, der häufig von Unternehmen gemacht wird: Die Mitarbeiter erhalten zu wenig Informationen darüber, welche Art von Hinweisen an die Ombudsperson gegeben werden sollten. Es geht nicht um banale Regelwidrigkeiten, sondern um konkrete Hinweise auf schwerwiegende Missstände wie beispielsweise Korruption, Kartellrechts-Verstöße oder Betrug/ Unterschlagung. Auch Hinweise zu möglicherweise sexueller Belästigung am Arbeitsplatz, Rassismusvorwürfe oder auch Verstöße gegen das Lieferkettengesetz sind Themen, die bei der Ombudsperson platziert werden können.

Zwischen Beauftragung der Ombudsperson, Implementierung des Meldekanals und anschließender Information der Belegschaft, beispielsweise im Rahmen einer Betriebsversammlung, sollten Unternehmen eine Zeitspanne von gut drei Monaten einplanen. Größere Unternehmen mit internationalem Geschäft benötigen noch einmal mehr Zeit.

Irrtum 7: Wenn ein Hinweisgeber sich an die Ombudsperson wendet, kitzelt diese mit allen Tricks Informationen aus dem Hinweisgeber heraus.

Manche Anbieter werben damit, dass sie Vernehmungsmethoden anwenden oder in Schulungen vermitteln, die auch bei Verdächtigen Befragungen durch die Kripo eingesetzt werden. Dies mag für interne Untersuchungen nützlich sein, wenn Beschuldigte oder Personen befragt werden, die sich zum vorgeworfenen Sachverhalt nicht äußern wollen – hier allerdings auch nur in ganz engen Grenzen und mit wirklich viel Erfahrung und Gespür, sich im Rahmen des rechtlich Zulässigen zu bewegen und niemals zu überziehen. Für Hinweisgeber sind solche Vernehmungstaktiken allerdings kontraproduktiv.

Denn grundsätzlich gilt: Hinweisgeber sind Zeugen, die sich oftmals nach reiflicher Überlegung zu einer Aussage entschlossen haben. Sie sind häufig zu Beginn eines Gesprächs sehr unsicher und versichern sich zunächst, ob sie an der richtigen Stelle sind und ob ihr Hinweis zunächst vertraulich bleibt. Viele sind zurückhaltend und ängstlich, sagen nicht einmal ihren Namen. Erst im Verlauf eines einfühlsamen Gesprächs baut sich langsam ein Vertrauensverhältnis zur Ombudsperson auf, und erst dann fällt doch der Name, die Identität wird offengelegt – aber nicht jedes Mal.

Die Aufgaben für die Ombudsperson sind in einem solchen Gespräch vielfältig: Vertrauensbasis schaffen, motivieren, den Schutz der Identität zusichern und – last, but not least – durch gezielte, aber nicht zu forsch formulierte Fragen herausfinden, ob Person und Angaben schlüssig und ernst zu nehmen sind. Darüber hinaus gilt es, genügend Fakten und Angaben zu erhalten, die eine weitergehende Aufklärung durch das Unternehmen ermöglichen Es geht also nicht darum, mit allen Tricks Informationen herauszukitzeln, die der Hinweisgeber eigentlich nicht geben will oder die ihn am Ende dazu bringen, sich zurückzuziehen und das Gespräch unmittelbar abzubrechen.

Irrtum 8: Wenn die Ombudsperson die Anonymität der Hinweisgeber garantiert, überschütten diese sie mit unwahren Hinweisen.

Dies ist in mehrfacher Hinsicht unzutreffend. Nach langjähriger Erfahrung geben die Hinweisgeber, die den direkten Kontakt zu einer Ombudsperson suchen, in aller Regel einen Hinweis nach bestem Wissen und Gewissen ab. Wenn sich Hinweise im Einzelfall als unzutreffend erweisen, dann weil der Hinweisgeber nicht alle Fakten kannte oder weil sein Verdacht zwar subjektiv begründet war, objektiv aber nicht bestätigt werden kann. Richtig ist viel mehr, dass die Ombudsperson im Dialog eine Vertrauensbasis aufbauen und gezielte Fragen stellen kann und damit die Hinweise an Qualität gewinnen.

Darüber hinaus hat die qualifizierte Ombudsperson eine gewisse „Steuerungsfunktion“, und dies in zwei Richtungen. Erstens gehört es zu den Aufgaben einer Ombudsperson, durch gezielte Nachfragen zu entscheiden, ob die Qualität des Hinweises ausreicht, um weitere Nachforschungen auszulösen. Zudem erhält der Hinweisgeber auf direktem Wege eine konkrete Rückmeldung, wenn sich der Hinweis nicht auf schwerwiegende Missstände beziehen sollte, sondern eher Gegenstand einer Unterredung mit dem direkten Vorgesetzten oder der Personalabteilung sein sollte. Beispiele sind die zu hohe/niedrige Raumtemperatur des Büros, die ausgebliebene morgendliche Begrüßung durch den Vorgesetzten oder das mangelhafte Angebot vegetarischer Speisen in der Betriebskantine. Ebenfalls durch das Raster der Ombudsperson fallen offensichtlich verleumderische Hinweise zu Kolleg*Innen – die Ombudsperson trägt hier eine Schutz-Verantwortung gegenüber Mitarbeiter*Innen, die zu Unrecht beschuldigt werden.

Die zweite Richtung der „Steuerungsfunktion“ bezieht sich auf den finalen Umfang des noch in Diskussion befindlichen Hinweisgeberschutzgesetzes. Sollte die Bundesregierung die EU-Richtlinie 1:1 umsetzen, sind Hinweisgeber nur bei Meldungen von Verstößen gegen EU-Recht vor Repressalien geschützt. Die Information, ob der gemeldete Missstand tatsächlich EU-Recht betrifft und der Hinweisgeber gesetzlichen Schutz genießt, kann und wird die Ombudsperson dem Hinweisgeber bei Bedarf geben.

Irrtum 9: Wenn das Unternehmen die Ombudsperson bezahlt, dann muss sie diesem auch alles über den Hinweisgeber und seine Verdächtigungen berichten.

Es wird bereits im Erstgespräch zwischen dem beauftragenden Unternehmen und der Ombudsperson thematisiert und später auch vertraglich festgehalten: Die Ombudsperson hat gegenüber dem beauftragenden Unternehmen spezifische Vertraulichkeitsrechte. Grundsätzlich gilt: Besteht ein Hinweisgeber auf den Schutz seiner Identität, darf die Ombudsperson seine bzw. ihre Identität gegenüber dem Arbeitgeber nicht offenlegen. Das Gleiche gilt für bestimmte Detail-Informationen, anhand derer zum Beispiel ein Unternehmen mit wenigen Mitarbeiter*Innen feststellen könnte, wer der Hinweisgeber war. Dies widerspricht der landläufigen Meinung, dass am Ende derjenige alle Informationen erhält, der die Rechnung bezahlt.

Irrtum 10: Eine Ombudsperson berät auch den Hinweisgeber? Ein Anwalt darf doch gar nicht beide Parteien in einem Streit vertreten!

Dies unterscheidet die Ombudsperson für Hinweisgeber klar von einem klassischen Anwalt in einem Gerichtsprozess, der nicht beide Seiten beraten darf. Natürlich berät eine Ombudsperson den Hinweisgeber nicht individuell in persönlichen juristischen Fragen. Die Ombudsperson informiert einen Hinweisgeber aber sehr wohl über seine Rechte und weist ihn darauf hin, dass ohne seine Einwilligung bestimmte Informationen nicht an den Arbeitgeber weitergegeben werden, sondern bei der Ombudsperson verbleiben. Ein Beispiel aus der Praxis: Firma M. hat 300 Mitarbeiter, in keiner Abteilung arbeiten mehr als vier Beschäftigte. Ein konkreter Hinweis zu einem bestimmten Geschäftsvorgang in der Buchhaltung würde den Kreis der möglichen Hinweisgeber also sehr einschränken. Anschließend müsste in der Buchhaltungsliste der zugewiesenen Geschäftsvorgänge nur noch geschaut werden, welcher Bearbeiter für den konkreten Geschäftsvorgang zuständig war. Diese Information gibt eine professionelle Ombudsperson dem Hinweisgeber, der daraufhin selbst entscheidet, bis zu welchem Detailgrad der Hinweis an das Unternehmen weitergeleitet werden darf.

Haben Sie weitere Fragen, Anregungen oder Kommentare? Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu lesen. Folgen Sie auch weiterhin unserem Blog, wenn wir in der nächsten Folge das Thema „Kosten“ beleuchten und zeigen, dass Unternehmen bei ihrer Kalkulation oftmals einen wichtigen Aspekt außer Acht lassen. An dieser Stelle! Im neuen Jahr 2022!

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Part 7 of the blog series on the EU Whistleblower Directive: Practical tips for corporate decision-makers

10 Misconceptions about Ombudspersons – Misconception 6 to 10

Many companies are currently working on setting up a reporting channel for whistleblowers. In the process, they keep coming across the term „ombudsperson“. Not all sources contain useful information, some create uncertainty, others reinforce false prejudices. Based on our many years of expertise as ombudspersons and in the fight against white-collar crime, we address the ten most common misconceptions and explain what companies should know about the ombudsperson. In the seventh part of our blog series, Dr. Rainer Buchert and I clear up the misconceptions number 6 to 10 on the topic of „ombudsperson“.
The previous episode dealt with misconceptions 1 to 5. In today’s continuation, Dr. Rainer Buchert and I explain, among other things, why the job is not yet done with the appointment of an ombudsperson, what control function the ombudsperson has and how whistleblowers should be interviewed. Let’s continue with misconceptions 6 to 10:

Misconception 6: If an ombudsperson is appointed, a company saves itself numerous compliance measures, …

Experienced ombudspersons can assist in an advisory capacity in setting up these and other compliance structures.

… relieves senior managers of their function as contact persons and …

Too little attention is often paid to the necessary accompanying internal communication after the ombudsperson has been appointed and introduced. In any case, management should make it clear that even the appointment of the ombudsperson does not release senior managers from their responsibility to remain active even in the prevention of serious misconduct and criminal offences. The ombudsperson does not replace the previous reporting channel but forms an additional offer to provide confidential information alongside the company contact persons.

… saves direct communication with the workforce.

 A mistake that is often made by companies:

Employees receive too little information about what kind of tips should be given to the ombudsperson. It is not a matter of trivial violations of rules, but of concrete indications of serious irregularities such as corruption, violations of antitrust law or fraud/embezzlement. Information on possible sexual harassment in the workplace, allegations of racism or violations of the Supply Chain Act are also issues that can be brought to the attention of the ombudsperson.

Companies should allow a good three months between the appointment of the ombudsperson, the implementation of the reporting channel and the subsequent information of the workforce, for example in the context of a company meeting. Larger companies with international business need even more time.

Misconception 7: When a whistleblower contacts the ombudsperson, the ombudsperson uses every trick in the book to extract information from the whistleblower.

Some providers advertise that they use or teach in training interrogation methods that are also used in suspect interviews by the CID. This may be useful for internal investigations when questioning suspects or persons who do not want to comment on the alleged facts – but only within very narrow limits and with a lot of experience and intuition to stay within the bounds of what is legally permissible and never to overdo it. For whistleblowers, however, such interrogation tactics are counterproductive.

As a general rule, whistleblowers are witnesses who have often decided to make a statement after careful consideration. They are often very uncertain at the beginning of a conversation and first make sure whether they are in the right place and whether their tip remains confidential for the time being. Many are reserved and fearful, not even saying their name. Only in the course of an empathetic conversation does a relationship of trust slowly build up with the ombudsperson, and only then does the name come up after all, the identity is revealed – but not every time.

The tasks for the ombudsperson in such a conversation are manifold: creating a basis of trust, motivating, assuring the protection of the identity and – last but not least – finding out whether the person and information are conclusive and to be taken seriously by means of targeted, but not too briskly formulated questions. In addition, it is important to obtain enough facts and information to enable the company to provide further clarification. It is therefore not a question of using all kinds of tricks to tease out information that the whistleblower does not actually want to give or that in the end lead him or her to withdraw and immediately break off the conversation.

Misconception 8: If the ombudsperson guarantees the anonymity of whistleblowers, they will shower her with untrue information.

This is incorrect in several respects. According to many years of experience, whistleblowers who seek direct contact with an ombudsperson generally provide information to the best of their knowledge and belief. If, in an individual case, information turns out to be inaccurate, it is because the whistleblower did not know all the facts or because his or her suspicions were subjectively justified but cannot be objectively confirmed. It is far more correct that the ombudsperson can build up a basis of trust in the dialogue and ask targeted questions, thus improving the quality of the information.

Furthermore, the qualified ombudsperson has a certain „steering function“, and this in two directions. Firstly, it is one of the tasks of an ombudsperson to decide through targeted enquiries whether the quality of the tip is sufficient to trigger further investigations. In addition, the whistleblower receives concrete feedback directly if the information does not relate to serious misconduct but should rather be the subject of a discussion with the direct superior or the human resources department. Examples are the too high/low room temperature in the office, the lack of a greeting by the supervisor in the morning or the lack of vegetarian food in the company cafeteria. Obviously defamatory references to colleagues also fall through the ombudsperson’s cracks – the ombudsperson has a responsibility to protect staff members who are falsely accused.

The second direction of the „steering function“ refers to the final scope of the Whistleblower Protection Act, which is still under discussion. If the federal government implements the EU Directive 1:1, whistleblowers will only be protected from reprisals if they report violations of EU law. If necessary, the ombudsperson can and will provide the whistleblower with information as to whether the reported malpractice actually concerns EU law and whether the whistleblower enjoys legal protection.

Misconception 9: If the company pays the ombudsperson, then it must also report everything about the whistleblower and his or her suspicions to the ombudsperson.

It is already discussed in the initial meeting between the commissioning company and the ombudsperson and later also laid down in the contract: The ombudsperson has specific confidentiality rights towards the commissioning company. In principle, if a whistleblower insists on the protection of his or her identity, the ombudsperson may not disclose the identity to the employer. The same applies to certain detailed information that could be used, for example, by a company with few employees to determine who the whistleblower was. This contradicts the common belief that in the end, the person who pays the bill gets all the information.

Misconception 10: An ombudsperson also advises the whistleblower? A lawyer is not allowed to represent both parties in a dispute!

This clearly distinguishes the whistleblower ombudsperson from a classic lawyer in a court case, who is not allowed to advise both sides. Of course, an ombudsperson does not advise the whistleblower individually on personal legal issues. However, the ombudsperson does inform a whistleblower of his or her rights and points out that certain information will not be passed on to the employer without his or her consent, but will remain with the ombudsperson. A practical example: Company M. has 300 employees, no department has more than four employees. A concrete tip about a certain business transaction in the accounting department would therefore very much limit the circle of possible whistleblowers. Then it would only be necessary to look in the accounting list of the assigned business transactions to find out which employee was responsible for the specific business transaction. This information would be given to the whistleblower by a professional ombudsperson, who would then decide for himself/herself to what degree of detail the whistleblowing may be forwarded to the company.

Do you have any further questions, suggestions or comments? We look forward to reading from you. Continue to follow our blog when we highlight the topic of „costs“ in the next episode and show that companies often disregard an important aspect in their calculations. In this space! In the new year 2022!