Nadine Jacobi

Was ein Compliance Officer von Warren Buffett lernen kann

Teil 7: In meinem heutigen Blog geht es um Praxistipps für eine gute Compliance-Kommunikation. Was der erfolgreichste Investor der Welt Warren Buffett damit zu tun hat? Eine ganze Menge. Er ist ein Meister, wenn es darum geht, komplexe Sachverhalte in verständlicher Sprache zu kommunizieren.

„Ich formuliere mein Vorwort zum Jahresbericht von Berkshire Hathaway immer so, als ob ich meinen Schwestern Doris und Bertie einen Brief schreibe. Sie sind sehr intelligent, aber sie kennen sich nicht mit den aktuellen Geschehnissen des Finanzmarkts aus.“ Warren Buffett bringt es aus meiner Sicht auf den Punkt: Compliance Officer sollten immer daran denken, wer den Verhaltenskodex des Unternehmens lesen und verstehen soll. Wir schreiben nicht für Juristen, sondern für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Fachbegriffe möglichst vermeiden

Wichtig ist, stets einen verständlichen Sprachstil zu pflegen. Leider nutzen noch immer einige Compliance-Abteilungen möglichst viele Fachbegriffe. Die versteht allerdings niemand ohne ein Grundstudium in Jura. Dies war auch eines der Erkenntnisse des Magazins „Compliance Manager“, das bereits 2014 die Verhaltenskodizes der Dax30-Unternehmen untersuchte, um einen Benchmark zu schaffen. Die angesetzten Kriterien geben bis heute eine gute Hilfestellung, was bei der Erstellung eines Verhaltenskodex zu beachten ist. Ein paar davon möchte ich hier aufgreifen. Denn noch heute veröffentlichen Unternehmen Verhaltenskodizes, die die damals gewonnenen Erkenntnissen und Empfehlungen nicht ausreichend berücksichtigen.

Anordnung oder Erläuterung?

Dies gilt zum Beispiel für die Tonalität: Gute Verhaltenskodizes sind keine Arbeits-Anordnungen, sondern enthalten nachvollziehbare Erläuterungen mit Beispielen aus der Praxis. Sie nennen Gründe warum es gut ist, Compliance-Regeln einzuhalten. Oder erinnert der Verhaltenskodex eher an eine Hochglanz- Broschüre? Ein typischer Satz könnte beispielsweise lauten: „Unsere Produkte sind qualitativ hochwertig und wir sind sehr erfolgreich. Daher sollten wir darauf achten, dass unser ausgezeichnetes Image nicht zerstört wird.“ Dass eine solche Kommunikation nicht geeignet sein kann, um Mitarbeiter abzuholen, versteht sich von selbst.

Die Rolle des Chefs

Ein wichtiges Thema ist auch die Gliederung eines Verhaltenskodex, wie das Magazin ebenfalls damals feststellte. Haben Sie an ein Vorwort des Vorstands gedacht? Und geht daraus hervor, dass er sich inhaltlich und vor allem persönlich ausführlich mit dem Thema Compliance auseinandergesetzt und zu 100% hinter dem Regelwerk steht? Wirken seine Botschaften dabei ehrlich, gedanklich nachvollziehbar und individuell? Im Idealfall bezieht er auch sich selbst ein wenn es darum geht, die Belegschaft zum Mitmachen aufzurufen. Bewährt hat sich auch die damalige Empfehlung des „Compliance Manager“-Magazins, ein zweites Vorwort des Chief Compliance Officers hinzuzufügen.

Kompendium oder aktueller Lesestoff?

Von Bedeutung für die Leser ist es, dass der Inhalt des Verhaltenskodex kontinuierlich aktualisiert wird. Die Verantwortlichen sollten mit Fotos, Namen, Mailadressen und Telefonnummern sichtbar sein. Auch eine gute Gestaltung kann dazu beitragen, Sachverhalte lesefreundlich und einladend zu präsentieren. Werden in der internen Kommunikation regelmäßig Bilder oder Animationen genutzt, könnten darüber hinaus gezeichnete Produkte des eigenen Hauses im Verhaltenskodex Zusammenhänge visualisieren. Dies sorgt für zusätzliches Verständnis und Identifikation.

Kampagne für die interne Kommunikation

Sie haben das Regelwerk entsprechend aufbereitet, das Plazet des Top-Managements sowie des Betriebsrats erhalten und sind bereit zur Verteilung? Halt! Ihre Aufgabe ist noch längst nicht beendet. Denn auch jetzt kommt eine möglichst professionelle Kommunikation ins Spiel: Wie bringe ich die wichtigen Botschaften an den Mann beziehungsweise an die Frau? Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, hierzu eine interne Kommunikations-Kampagne zu entwickeln.

Noch schlagkräftiger wird die Umsetzung, wenn Sie die Kolleginnen und Kollegen der Abteilung „Interne Kommunikation“ hinzuziehen. Sie wissen, welche Medien und Formate gerne genutzt werden und hohe Abrufzahlen generieren. Machen Sie die Kommunikations-Abteilung zum, Entschuldigung, „Mittäter“. Nutzen Sie deren Kreativität, Sprachwitz und Gestaltungserfahrungen. Gleichzeitig transportieren Sie Ihre Kernbotschaften an wichtige Informationsträger, die häufig gut vernetzt sind und das Thema auch in anderen Zusammenhängen immer wieder in Nachrichten, Informationen und News einbetten können.

Dies war der fachliche Teil, in dem Kommunikationsfähigkeiten von Compliance Officern gefragt ist. Kommunikationsgeschick ist darüber hinaus auch gefragt, wenn es um Gespräche mit Geschäftsführung, Vertrieb und Betriebsrat geht. In der kommenden Woche widme ich mich daher weiter der Kommunikation und den schwierigsten Aussagen von Chefs, Vertriebskollegen und Betriebsrat. Bleiben Sie bis dahin gesund und compliant!