Nadine Jacobi

Compliance Officer: Wehret den Anfängen!

Teil 9: Habe ich Sie mit meinem Blog in der vergangenen Woche frustriert? Oder mussten Sie lächeln? Fest steht, dass Compliance Officer sich immer wieder mit solchen oder ähnlichen Sätzen auseinander müssen. Mir haben dabei einige (Kommunikations-) Techniken geholfen, die ich heute vorstellen möchte:

Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Gesprächspartner. Menschen schätzen tägliche Routinen, die ihr Verhalten stark beeinflussen. Zeigen Sie also Verständnis für den Vertriebschef, der schon immer so agiert und damit erfolgreich Auftrag um Auftrag gewonnen hat. Erläutern Sie, welche Chance sich für Ihre Gesprächspartner durch eine Zusammenarbeit mit Compliance ergeben. „Was bringt mir das?“ ist eine durchaus berechtigte Frage, auf die auch Compliance Officer eine Antwort haben sollten.

Seien Sie emphatisch, zeigen Sie Interesse!

Fragen Sie außerdem nach persönlichen Empfindungen und Bedürfnissen Ihres Gegenübers, zum Beispiel so: „Mit welchen Herausforderungen und Hindernissen kämpfen Sie in Ihrer Aufgabe?“ Dadurch erhalten Sie wichtige Informationen zu den Werten und Zielen, die diese Person antreiben.

Auch das Interesse für die Tätigkeit Ihres jeweiligen Gesprächspartners ist von großer Bedeutung. Informieren Sie sich über die Produkte Ihres Unternehmens und gehen Sie mit den Vertriebskollegen „on tour“. Nicht nur, dass Sie dadurch die Kundenbeziehung und die Art der (vertrauensvollen) Zusammenarbeit mit diesem viel besser einschätzen können. Sie zeigen dadurch auch echtes Interesse an der täglichen Arbeit des Vertriebsmitarbeiters. Auf der Fahrt zum Kunden haben Sie viel Zeit, sich auszutauschen und sich ein „Ohr“ für dessen Herausforderungen bei der Erhaltung der Kundenbeziehung zu nehmen.

Hat ihr Kollege das Gefühl, dass Sie sich für seine Herausforderungen interessieren und ihn unterstützen wollen, Sie darüber hinaus „sein Business“ verstehen, wird er Ihnen gegenüber weniger ablehnend eingestellt sein und mit Ihnen zusammenarbeiten.

Erzeugen Sie Sympathie!

Kommunikation beginnt bereits, bevor schwierige Gesprächssituationen entstehen. Finden Sie deshalb schon frühzeitig Anknüpfungspunkte zu Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten und Betriebsräten. Themen können gemeinsame Werte sein, aber auch Vorlieben, Hobbies, Urlaubsziele oder eine Fernsehserie. Das menschliche Gehirn verarbeitet bekannte Reize positiv, weil hier keine Stresssituation entsteht. Sie finden das banal? Bitte unterschätzen Sie diese Komponente nicht. Wen ich sympathisch finde, dem höre ich zu. Wen ich nicht mag, den lasse ich auflaufen oder bin desinteressiert. Beides Dinge, die Sie als Compliance Officer bei Ihrer (Überzeugungs-) Arbeit behindern.

Entwickeln Sie gegenseitiges Vertrauen!

Aus Sympathie wächst Glaubwürdigkeit und Vertrauen – wichtige Merkmale, die Ihre Akzeptanz steigern. Insbesondere in Situationen, in denen Ihre Empfehlung gefragt ist, sind dies unverzichtbare Voraussetzungen für Problemlösungen. Dazu wieder ein Beispiel aus der Praxis: Für den Betriebsrat ist es beispielsweise essentiell, das Ohr an der Belegschaft, ihren Sorgen und Herausforderungen zu haben, um entsprechend frühzeitig eingreifen und unterstützen zu können. Aus diesem Grunde interessiert er sich für Strategien des Unternehmens, die sich möglicherweise auf die Mitarbeiter auswirken können. Hierzu gehört nicht nur die Schließung von Standorten, sondern auch der Aufbau einer Compliance-Abteilung mitsamt ihren Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Maßnahmen aus dem Compliance Management System. Ein geplantes Hinweisgebersystem ist hier zum Beispiel immer ein vieldiskutiertes Thema.

Oftmals erwächst Kritik oder Misstrauen, da der Compliance Officer übersehen hat, den Betriebsrat als wichtigen Stakeholder vorab zu informieren und abzuholen. Erläutern Sie dem BR oder seine(r)m Vorsitzenden, warum Sie Compliance-Maßnahmen implementieren wollen. Wen Sie damit wie schützen. Und was passiert oder passieren kann, wenn Sie es unterlassen, geeignete Präventionsmaßnahmen zu entwickeln.

Bewährt hat sich hierbei, eine spezielle Betriebsvereinbarung auszuhandeln, beispielsweise zur Durchführung von internen Untersuchungen oder zur Behandlung von Hinweisen aus dem Hinweisgebersystem. Abläufe und Ziele werden damit transparent für den BR dargestellt und er hat die Möglichkeit, seine Perspektive einzubringen.

Vernetzen Sie sich und pflegen Sie Ihre Kontakte!

Die beschriebenen Schritte sind keine einmaligen Aufgaben. Vertrauen muss gepflegt werden, indem Kontakte kontinuierlich gehalten und ausgebaut werden. Verabreden Sie sich mit den Kollegen aus anderen Bereichen zum Lunch oder zum Austausch bei einem Kaffee. So können Themen frühzeitig besprochen werden, die im Rahmen eines „Elefantenmeetings“ so deutlich nie ausgesprochen würden. Vernetzen Sie sich außerdem nicht nur vertikal. Mindestens ebenso wichtig ist es, Befürworter und Stakeholder auf gleicher Hierarchie-Ebene zu gewinnen.

Auch das gemeinsame Feierabendbier oder Glas Wein, zum Beispiel im Rahmen eines Firmenevents, kann ein Weichensteller sein. Agiert der Compliance Officer nur vom Schreibtisch aus über Emails, wird es ihm schwer fallen, eine verbindende, gemeinsame Ebene zu finden. Diese sogenannten „weichen“ Faktoren spielen für die Akzeptanz von Compliance eine große Rolle.

Argumentieren Sie schlüssig!

Klare, kurze Botschaften sind von großer Bedeutung. Vergessen Sie den Anwaltsjargon mit langweiligen Schachtelsätzen, die nie zu enden scheinen…

Achten Sie auf Ihr Timing!

Anfang und Ende eines Gesprächs bleiben am stärksten im Gedächtnis Ihres Gesprächspartners. Definieren Sie daher frühzeitig Ihre Botschaften, die unbedingt im Gedächtnis Ihres Gesprächspartners haften bleiben sollten. Fassen Sie diese am Gesprächsende gerne noch einmal kurz zusammen.

Benennen Sie Vorteile und Risiken ganz konkret

Jeder Manager weiß, dass an ethischen Maßstäben orientiertes unternehmerisches Handeln (inzwischen) ein Erfolgsfaktor ist – sonst wären Sie ja nicht der Compliance Officer. Es schadet aber in bestimmten Situationen nicht, an konkrete Entscheidungen wie das BGH-Urteil vom 9. Mai 2017 zu erinnern. Demnach wirkt es sich bußgeldmildernd aus, wenn das Unternehmen ein wirksames Compliance-Management-System eingerichtet hat.

Bei schwierigen Härtefällen kann auch das sogenannte „Neubürger Urteil“ aus dem Jahr 2013 herangezogen werden: Demnach haftet der Vorstand bei entsprechender Gefährdungslage, wenn er keine auf Schadensprävention und Risikokontrolle angelegte Compliance-Organisation eingerichtet. hat. Darüber hinaus hat die Geschäftsleitung die im Unternehmen eingerichteten Maßnahmen zur Sicherstellung von „Compliance“ regelmäßig und nicht nur anlassbezogen zu überwachen bzw. dessen Wirksamkeit zu kontrollieren.

Manchmal hilft ein Gerichtsurteil

In manchen Situationen hilft es auch, Verständnis für Ihre schwierige Rolle im Unternehmen zu wecken. Dann könnten Sie auf das BGH-Urteil aus dem Jahr 2009 hinweisen, worin der Bundesgerichtshof in einem obider dictum zur Garantenstellung des Compliance Officers Stellung nimmt. Demzufolge gehört es zu den Aufgaben eines Compliance Officers, nicht nur Rechtsverstöße zu verhindern, die gegen das Unternehmen gerichtet sind, sondern auch Straftaten zu vermeiden, welche vom Unternehmen ausgehen könnten.

Dies macht deutlich, dass der Compliance Officer niemals wegschauen kann, wenn ein Verstoß aufgedeckt wird – auch wenn der Kollege sich in den vergangenen 20 Jahren noch so verdient um das Unternehmen gemacht hat. Dies ist vielen Mitarbeitern nicht klar. Sie gehen häufig noch immer davon aus, dass ein Compliance Officer oder die Rechtsabteilung ausschließlich dafür zuständig ist, das Unternehmen im Falles einer juristischen Auseinandersetzung gegen Dritte zu verteidigen.

In der kommenden Woche geht um das Compliance Management System (CMS) und warum damit zumindest zwei der drei typischen Motivationen für Täter bekämpft werden können. Bleiben Sie bis dahin gesund und compliant!